DATEV eRechnung - Online Rechnungen vom Profi

- so sparen auch die klein- und mittelständischen Betriebe und vereinfachen ihr Büro

Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Ein Bereich, in dem bislang dennoch das Papier dominiert, ist die Rechnungsstellung. In Deutschland werden jährlich etwa sechs Milliarden Rechnungen versendet. Hierbei ist eine eindeutige Entwicklung zu erkennen: Immer mehr Lieferanten wollen von der Papierrechnung weg und auf elektronische Rechnungen umsteigen, diese also zum Beispiel per E-Mail verschicken. Damit auch bei einer elektronischen Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen, die bislang recht kompliziert umzusetzen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die Nürnberger DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elektronische Rechnungen auf einfache Art sowohl akzeptieren als auch versenden lassen. Dabei sorgt das System dafür, dass sowohl bezüglich der Gültigkeit der elektronischen Signatur als auch hinsichtlich der Datenhaltung alle Anforderungen erfüllt sind.

Eine elektronische Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur ist nachgewiesen, dass die Rechnung unverändert und die Identität des Signierers einwandfrei ist. Damit die Rechnung auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Insbesondere für mittelständische Unternehmen bedeutete dieses komplexe Verfahren bislang ein umsatzsteuerliches Risiko bei der Annahme elektronischer Lieferantenrechnungen und einen Hemmschuh für den Einsatz digitaler Ausgangsrechnungen.

Signaturprüfung, Signaturerstellung und Archivierung

Die neue Funktion DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das Online-System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater gemeinsam auf den im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Auf diese Weise optimiert das System das Zusammenspiel mit der Kanzlei, die für ihre Aufgaben Zugriff auf die Daten hat und ihrerseits unternehmensrelevante Auswertungen online zur Verfügung stellen kann.

Bislang wurden bereits papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit einem einfachen Handgriff lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der abgesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt SmartCard-basiert über das USB-Medium DATEV mIDentity, das zum Lieferumfang des Anwendungsbündels gehört.
Bequemer Rechnungsversand

Via DATEV eRechnung können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Nachdem die elektronische Rechnung von DATEV signiert und archiviert wurde, erhält der Rechnungssteller ein E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung angezeigt und per E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet werden. Selbstverständlich stehen auch die elektronischen Ausgangsrechnungen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

DATEV eRechnung ist ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen. Indem die Anwendung in das Anwendungspaket Unternehmen online eingebunden ist, entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. So können Unternehmen die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.

Seit 1992 betreuen wir als Sozietät mit unserem Team Mandanten aller Rechtsformen. Von unserem Sitz im saarländischen Rehlingen-Siersburg sind wir überreginal tätig und beraten unsere Mandanten rund um das Handels- und Steuerrecht, sowohl in der laufenden Betreuung als auch in der Gestaltungsberatung. Sofern erforderlich, ziehen wir auch externen Sachverstand, wie beispielsweise Gutachter oder Rechtsanwälte, hinzu. Im Mittelpunkt stehen stets unsere Mandanten. Deren persönliche und individuelle Betreuung ist ein wesentlicher Baustein unserer Unternehmensphilosophie.

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DATEV eRechnung. Erste Informationen über die Leistungen von eRechnung entnehmen Sie bitte der angehängten Kurzbroschüre.

Die Bepreisung für DATEV eRechnung besteht aus einer Einmalvergütung für die Zurverfügungstellung des DATEV MyIdentity compact, einer monatlichen Überlassungsvergütung für die Nutzung von Unternehmen online sowie einer nutzungsabhängigen Vergütung für die Signatur von Ausgangsrechnungen. Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist in der monatlichen Überlassungsvergütung von Unternehmen online kostenlos enthalten.


Unternehmen online bietet über die Belegverwaltung hinaus weitere Funktionen, die in o.g. Preisen nicht enthalten sind. Wenn Sie Interesse an der Kassenführung, der Offene-Postenverwaltung für Ein- und Ausgangrechnungen oder an der Abwicklung des Zahlungsverkehrs über Unternehmen online haben, informieren wir Sie gerne.

Für weitere Fragen steht Ihnen Herr Alt oder ich gerne zur Verfügung.



Mit freundlichen Grüßen
Mark Schuhmacher , StB

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